El desafío
Un fabricante líder en los campos de la movilidad y la energía se enfrentaba a numerosos retos debido al gran número de procesos y herramientas diferentes que se utilizaban en su empresa. La organización cuenta con 17 plantas industriales, 12 centros de distribución, 7 centros de I+D y 2500 empleados en todo el mundo.
Para que el equipo directivo pudiera mejorar su toma de decisiones, se decidió implantar un único sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) en todas las plantas del mundo, junto con otras herramientas de información e inteligencia empresarial.
La implantación se hizo por fases, empezando por una planta en la República Checa y pasando después a los Países Bajos. El objetivo final era extender el sistema a todas las plantas del mundo.
Transformación empresarial
Cohesive recibió una petición de ayuda para crear una Oficina de Transformación Empresarial, que incluía:
- Gestión de proyectos y programas
• Coaching ágil
• Gestión del cambio organizativo
• Arquitectura empresarial
• Diseño de la gobernanza de datos
Cohesive se aseguró de que la implantación se gestionara de forma estructurada entre todas las unidades de negocio implicadas y el proveedor que suministró el sistema. Ayudamos dando la prioridad adecuada a las nuevas configuraciones del sistema para que el cliente pudiera ponerlo en marcha y apoyar los procesos, y también asegurándonos de que la corrección de errores se realizaba con prontitud para la puesta en marcha, mediante una versión híbrida de gestión de proyectos ágil y en cascada y la creación de las herramientas adecuadas para la cartera de proyectos. A nivel de programa, formamos parte de la empresa SteerCo y asesoramos al cliente sobre el proyecto global.
Aparte de la implantación del sistema ERP en sí, había otras cuestiones a tener en cuenta, una de las principales era el cambio en los procesos a los que se enfrentarían las personas que utilizarían el nuevo sistema, y que los datos iban a tratarse potencialmente de forma diferente. Para mitigar las dudas que se plantearon en SteerCo, Cohesive estableció un marco de gestión del cambio organizativo que incluía una «evaluación de la preparación para el cambio» en la que se analizaba hasta qué punto cada planta estaba preparada para cambiar su forma de trabajar al nuevo software.
Basándose en los resultados, se gestionó la parte del cambio, y Cohesive se aseguró de que las personas se adaptaban al cambio y recibían formación a tiempo sobre la nueva forma de trabajar. También se invirtió más tiempo en otras áreas de la empresa para garantizar que las personas adecuadas participaran en el proyecto y la adopción se desarrollara sin problemas.
Gestión de datos
Cohesive apoyó el establecimiento de la gobernanza de datos de acuerdo con las normas del Data Management Body of Knowledge (DMBoK), para garantizar que la migración de datos se realizara de forma estructurada, lo que suele ser un gran reto en los proyectos de implantación.
Mediante la creación de un equipo responsable de esta tarea, que incluía analistas de negocio y un equipo de soporte de aplicaciones, así como la elaboración de una estrategia y su ejecución estructurada, Cohesive mitigó la mayor parte del riesgo al resolver por adelantado los problemas relacionados con los datos, asignarlos al nuevo sistema y migrarlos a tiempo, para evitar cualquier presión innecesaria justo antes, o justo después, de la puesta en marcha.
Los factores clave y su confluencia en una plantilla global se ilustran en este resumen:
El equipo de Cohesive que participó en el proyecto fue el siguiente:
Director de programa: responsable de la gestión de programas específicos de transformación empresarial y se encarga de diversos aspectos como la planificación, la ejecución y el seguimiento del proyecto asignado.
«Agile Coach»: apoyando e implementando herramientas de gestión de programas, facilitando la programación y las asignaciones, asegurando una forma ágil de trabajar a través del marco de cambio y el «Agile Coach» y construyendo procesos de transformación repetibles.
Director de proyecto: responsable de dirigir iniciativas individuales dentro de un programa. Se coordinan con distintos equipos para garantizar el éxito de la ejecución del proyecto de acuerdo con los objetivos, plazos y presupuestos definidos.
Consultores de gestión del cambio: gestionando e impulsando el cambio organizativo durante el proceso de transformación. Desarrollan estrategias de comunicación y programas de formación, y garantizan la adopción sin problemas de nuevos procesos, sistemas o tecnologías en toda la empresa.
Analistas de negocio: recopilación de requisitos, análisis de datos, identificación de áreas de mejora y formulación de recomendaciones para iniciativas de transformación. Trabajan en estrecha colaboración con los jefes de proyecto y otras partes interesadas para traducir las necesidades empresariales en planes de proyecto viables.
Arquitecto de empresa: realizar el modelado necesario para cambiar el modelo operativo, mapear las capacidades empresariales y alinear la tecnología con los objetivos estratégicos de la organización. Colaboran con otras partes interesadas, como gestores de proyectos y analistas empresariales, para crear soluciones integradas y escalables alineadas con los objetivos estratégicos de la empresa.
Expertos funcionales (PYME): los expertos funcionales de varias unidades de negocio o sectores suelen participar en los proyectos de transformación empresarial para aportar conocimientos y perspectivas específicos del ámbito.
Personal de apoyo: personal de apoyo administrativo que se encarga de tareas administrativas, documentación, programación y otras actividades operativas para garantizar el buen funcionamiento de la oficina.
Resultados
Entre las ventajas de contar con un sistema ERP global uniforme, cabe destacar las siguientes:
- La dirección puede hacer previsiones mejores y más precisas y la empresa puede hacer estimaciones realistas
- La duplicidad de información se evita cuando las personas dejan de trabajar en paralelo en Microsoft Excel o en diferentes sistemas.
- Se permite la evaluación comparativa del rendimiento en todas las plantas, lo que garantiza una visibilidad clara.
- Cuadro de mandos de análisis predictivo para gestionar mejor las finanzas
- Industria 4.0 para que el mantenimiento predictivo optimice la gestión de activos
- Mejora de la productividad mediante la automatización de procesos redundantes, lo que permite obtener sinergias, más ventajas y la reducción de costes.
”Lo que hizo que este proyecto único tuviera tanto éxito fue que Cohesive participó en todas las facetas del programa, desde las tecnologías de la información hasta las personas y los procesos. Con la implantación del sistema ERP, desde el apoyo a las unidades de negocio con sus requisitos y cómo se reflejarían en el proceso y el sistema mediante la inclusión de la Arquitectura Empresarial, hasta las pruebas y la formación junto con el proveedor de software de terceros. Pero además, al participar en aspectos adicionales como la gestión del cambio, la gobernanza de los datos y el patrocinio del nivel C, todo ello contribuyó a aumentar enormemente las posibilidades de lograr un resultado satisfactorio del proyecto». Tim Pennings Director de proyectos, Cohesive
Tim PenningsSenior Project Manager, Cohesive
