Wyzwanie
Główny producent w dziedzinie mobilności i energii napotkał wiele wyzwań wynikających z samej liczby różnych procesów i narzędzi stosowanych w ramach jego działalności. Organizacja posiada 17 zakładów przemysłowych, 12 centrów dystrybucyjnych, 7 centrów badawczo-rozwojowych i zatrudnia 2500 pracowników na całym świecie.
Aby umożliwić kierownictwu wyższego szczebla usprawnienie procesu decyzyjnego, zdecydowano o wdrożeniu jednego systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) we wszystkich zakładach na całym świecie, wraz z dodatkowymi narzędziami do raportowania i analizy działalności firmy.
Dzięki etapowemu wdrożeniu, począwszy od fabryki w Czechach, a następnie przeprowadzce do Holandii, ostatecznym celem było wdrożenie systemu we wszystkich fabrykach na całym świecie.
Transformacja działalności firmy
Firma Cohesive została poproszona o pomoc w utworzeniu Biura ds. transformacji działalności firmy, które obejmowało:
- Zarządzanie projektami i programami
- Coaching Agile
- Zarządzanie zmianą organizacyjną
- Architektura korporacyjna
- Projekt zarządzania danymi
Firma Cohesive zadbała o to, aby wdrożenie było zarządzane w ustrukturyzowany sposób z udziałem wszystkich zaangażowanych jednostek biznesowych i dostawcy systemu. Pomogliśmy klientowi, nadając właściwy priorytet nowym konfiguracjom w systemie, aby umożliwić klientowi działanie systemu w celu wspierania procesów, a także zapewniając szybkie naprawianie błędów przed uruchomieniem, za pośrednictwem hybrydowej wersji Agile i metodyki zarządzania projektem Waterfall oraz poprzez skonfigurowanie odpowiedniego narzędzia do zarządzania portfelem projektów. W ramach programu zostaliśmy włączeni do SteerCo i doradzaliśmy klientowi w zakresie całego projektu.
Poza samym wdrożeniem systemu ERP do rozważenia były jeszcze inne kwestie, z których jedną z najważniejszych była zmiana procedur, z którymi borykać się będą osoby korzystające z nowego systemu, oraz fakt, że dane będą potencjalnie przetwarzane w inny sposób. W odpowiedzi na kwestie podniesione przez SteerCo Cohesive wdrożyło ramy zarządzania zmianą organizacyjną, w tym „ocenę gotowości do zmiany”, która przeanalizowała zakres, w jakim każdy zakład był przygotowany do zmiany praktyk roboczych w celu przyjęcia nowego oprogramowania.
Na podstawie wyników zarządzano stroną zmiany, a Cohesive zadbało o to, aby ludzie dostosowywali się do zmiany i zostali na czas przeszkoleni w zakresie nowego sposobu pracy. Więcej czasu poświęcono także innym obszarom firmy, aby zapewnić zaangażowanie w projekt właściwych osób, dzięki czemu wdrożenie przebiegło sprawniej.
Zarządzanie danymi
Firma Cohesive wspierała konfigurację zarządzania danymi zgodnie ze standardami Data Management Body of Knowledge (DMBoK), aby zapewnić ustrukturyzowaną migrację danych, co zazwyczaj może stanowić główne wyzwanie w projektach wdrożeniowych.
Powołując odpowiedzialny za to zespół, składający się z analityków ds. działalności biznesowej i zespołu wsparcia ds. aplikacji, a także opracowując Strategię i realizując ją w ustrukturyzowany sposób, firma Cohesive ograniczyła większość ryzyk, naprawiając od razu problemy związane z danymi, mapując je na nowy systemu i migrując go na czas, aby uniknąć niepotrzebnej presji tuż przed lub tuż po uruchomieniu.
Kluczowe czynniki i sposób ich połączenia w globalnym szablonie zilustrowano w poniższym podsumowaniu:
Zespół Cohesive biorący udział w projekcie składał się z następujących osób:
Kierownik programowy: odpowiedzialny za zarządzanie konkretnymi programami w ramach transformacji działalności przedsiębiorstwa, który zajmuje się różnymi aspektami, takimi jak planowanie, realizacja i monitorowanie przydzielonego projektu.
Trener Agile: wspieranie i wdrażanie narzędzi do zarządzania programem, ułatwianie planowania i przydziałów pracy, zabezpieczanie sposobu pracy wg Agile poprzez Change Framework i Agile Coaching oraz budowanie powtarzalnych procesów transformacji.
Menadżer projektu: odpowiedzialny za kierowanie indywidualnymi inicjatywami w ramach programu. Koordynują oni współpracę z różnymi zespołami, aby zapewnić pomyślną realizację projektu zgodnie z określonymi celami, harmonogramami i budżetami.
Konsultanci ds. zarządzania zmianami: zarządzanie i kierowanie zmianami organizacyjnymi podczas procesu transformacji. Opracowują oni strategie komunikacji i programy szkoleniowe oraz zapewniają płynne wdrożenie nowych procesów, systemów i technologii w całej firmie.
Analitycy biznesowi: zbieranie wymagań, analizowanie danych, identyfikowanie obszarów wymagających poprawy i formułowanie rekomendacji dotyczących inicjatyw transformacyjnych. Ściśle współpracują z kierownikami projektów i innymi zainteresowanymi stronami, aby przełożyć potrzeby z zakresu działalności firmy na wykonalne plany projektów.
Enterprise architect: wykonuje modelowanie potrzebne do zmiany modelu działań operacyjnych, mapuje możliwości firmy i dopasowuje technologię do celów strategicznych organizacji. Współpracują oni z innymi interesariuszami, takimi jak menedżerowie projektów i analitycy biznesowi, aby tworzyć zintegrowane i skalowalne rozwiązania zgodne ze strategicznymi celami firmy.
Eksperci merytoryczni (SMEs): eksperci merytoryczni z różnych jednostek biznesowych lub sektorów są często zaangażowani w projekty transformacji biznesowej, aby zapewnić wiedzę i informacje specyficzne dla danej dziedziny.
Personel pomocniczy: pracownicy w ramach wsparcia administracyjnego, którzy są odpowiedzialni za zadania administracyjne, dokumentację, planowanie i inne działania operacyjne mające na celu zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura.
Rezultaty
Korzyści z posiadania jednolitego globalnego systemu ERP obejmują:
- Kierownictwo może sporządzać lepsze i dokładniejsze prognozy, a firma może dokonywać realistycznych szacunków
- Pozwala na uniknięcie powielania informacji, gdy poszczególne osoby przerywają równoległą pracę w programie Microsoft Excel lub w różnych systemach.
- Możliwość przeprowadzania testów porównawczych we wszystkich zakładach, co zapewnia przejrzystość działań
- Panel nawigacyjny do analiz predykcyjnych w celu lepszego zarządzania finansami
- Przemysł 4.0 dla konserwacji predykcyjnej w celu optymalizacji zarządzania aktywami
- Zwiększenie produktywności poprzez automatyzację zbędnych procesów, co pozwala na uzyskanie synergii, kolejnych korzyści i redukcji kosztów
”„To, co sprawiło, że ten wyjątkowy projekt odniósł tak duży sukces, to fakt, że firma Cohesive była zaangażowana w każdy aspekt programu, od technologii informacyjnej po ludzi i procesy. Wraz z wdrożeniem systemu ERP, począwszy od wspierania jednostek biznesowych w zakresie ich wymagań i tego, jak będzie to odzwierciedlone w procesie i systemie poprzez włączenie architektury korporacyjnej, po testowanie i szkolenia wspólnie z zewnętrznym dostawcą oprogramowania. Ponadto, dzięki zaangażowaniu w dodatkowe aspekty, takie jak zarządzanie zmianą, zarządzanie danymi i wsparcie na poziomie kierownictwa, wszystkie te elementy przyczyniły się do znacznego zwiększenia szans powodzenia projektu.”
Tim PenningsSenior Project Manager, Cohesive
