Завдання
Провідний виробник у сфері мобільності та енергетики зіткнувся з багатьма проблемами, пов’язаними з великою кількістю процесів та інструментів, використовуваних у бізнесі. До складу організації входять 17 промислових майданчиків, 12 дистриб’юторських центрів, 7 науково-дослідних центрів і 2500 співробітників по всьому світу.
Щоб дати можливість вищому керівництву покращити процес прийняття рішень, було вирішено впровадити єдину ERP-систему на всіх заводах по всьому світу, а також додаткові інструменти для звітності та бізнес-аналітики.
Завдяки поетапному підходу до впровадження, починаючи з заводу в Чеській Республіці, а потім переходячи до Нідерландів, кінцевою метою було впровадити систему на всіх заводах по всьому світу.
Трансформація бізнесу
До компанії Cohesive звернулися за по допомогу у створенні офісу трансформації бізнесу, що передбачав, зокрема:
- Управління проєктами та програмами
• Agile-коучинг
Управління організаційними змінами
• Архітектура підприємства
План управління даними
Компанія Cohesive забезпечила структуроване управління впровадженням між усіма залученими бізнес-підрозділами та постачальником системи. Ми допомогли встановити пріоритет для нових конфігурацій в системі, щоб клієнт отримав систему, яка працює для підтримки процесів, а також забезпечивши оперативне виправлення помилок для запуску в експлуатацію, використовуючи гібридну версію гнучкої та каскадної моделі розробки та налаштувавши правильний інструментарій портфелю проєкту. На програмному рівні ми входили до складу компанії SteerCo та консультували клієнта щодо проєкту в цілому.
Окрім впровадження самої ERP-системи, існували й інші проблеми, які потребували розв’язання, однією з яких є зміна процесів, з якими зіткнуться співробітники, які будуть користуватися новою системою, а також новий спосіб обробки даних. Щоб пом’якшити питання, які виникли у SteerCo, компанія Cohesive створила систему управління організаційними змінами, яка включала «Оцінку готовності до змін», яка аналізувала, наскільки кожен завод готовий змінити свою роботу відповідно до нового програмного забезпечення.
На основі отриманих результатів було здійснено управління процесом змін, а компанія Cohesive забезпечила адаптацію персоналу до змін і вчасно навчила їх нового способу роботи. Також було витрачено додатковий час на інші підприємства, щоб забезпечити залучення до проєкту потрібний персонал, який допоможе спростити процес адаптації.
Управління даними
Компанія Cohesive підтримала створення системи управління даними відповідно до стандартів Data Management Body of Knowledge (DMBoK), щоб забезпечити структуровану міграцію даних, яка зазвичай може становити серйозну проблему в проєктах впровадження.
Створивши відповідальну команду, включаючи бізнес-аналітиків і команду підтримки додатків, а також розробивши стратегію і реалізувавши її в структурований спосіб, компанія Cohesive знизила більшу частину ризиків, вирішуючи проблеми, пов’язані з даними, наперед, зіставляючи їх із новою системою та перенісши їх вчасно, щоб уникнути поспіху безпосередньо перед або відразу після запуску в експлуатацію.
Основні фактори та їх об’єднання в глобальний шаблон показано нижче:
До складу команди Cohesive, яка брала участь у проєкті, входили:
Керівник проєкту: відповідає за управління конкретними програмами трансформації бізнесу та займається різними аспектами, як-от планування, виконання та моніторинг призначеного проєкту.
Agile-коуч: відповідає за підтримку та впровадження інструментів управління програмами, полегшення планування та призначення, забезпечення гнучкого способу роботи за допомогою концепції змін та Agile-коучингу, а також створення повторюваних процесів трансформації.
Керівник проєкту: відповідає за керівництво окремими ініціативами в рамках програми. Вони координують роботу з різними командами, щоб забезпечити виконання проєкту у рамках визначених цілей, термінів і бюджету.
Консультанти з управління змінами: управління та стимулювання організаційних змін під час процесу трансформації. Вони розробляють комунікаційні стратегії та навчальні програми, а також забезпечують безпроблемне впровадження нових процесів, систем або технологій у компанії.
Бізнес-аналітики: збирання вимог, аналіз даних, визначення областей для вдосконалення та надання рекомендацій щодо ініціатив з трансформації. Вони тісно співпрацюють з керівниками проєктів та іншими зацікавленими сторонами, щоб перетворити бізнес-потреби на дієві проєктні плани.
Архітектор підприємства: виконує моделювання, необхідне для зміни операційної моделі, визначення бізнес-можливостей та приведення технологій у відповідність до стратегічних цілей організації. Вони співпрацюють з іншими зацікавленими сторонами, як-от керівники проєктів і бізнес-аналітики, для створення інтегрованих і масштабованих рішень, які відповідають стратегічним цілям компанії.
Технічні спеціалісти: технічних спеціалістів з різних бізнес-підрозділів або секторів часто залучають до проєктів трансформації бізнесу, щоб вони поділилися знаннями та цінною інформацію в конкретній галузі.
Технічні працівники: адміністративні технічні працівники, які відповідають за адміністративні завдання, документацію, планування та іншу операційну діяльність для забезпечення безперебійної роботи офісу.
Результати
Переваги єдиної глобальної ERP-системи:
- Керівництво може робити кращі та точніші прогнози, а бізнес може робити реалістичні оцінки
- Дублювання інформації вдається уникнути, коли співробітники припиняють працювати паралельно в Microsoft Excel або різних системах
- Порівняльний аналіз продуктивності на всіх заводах, що забезпечує чітку візуалізацію
- Інформаційна панель прогнозної аналітики для кращого управління фінансами
- Четверта промислова революція для прогнозованого техобслуговування для оптимізації управління активами
- Підвищення продуктивності через автоматизацію зайвих процесів, що забезпечує синергію, додаткові переваги та зниження витрат
”«Цей унікальний проєкт став успішним завдяки тому, що компанію Cohesive залучили до всіх аспектів програми, включаючи ІТ, персонал і робочі процеси. Завдяки впровадженню ERP-системи, починаючи від підтримки бізнес-підрозділів і їхніх вимог та визначення того, як це відобразиться на процесі та системі, включаючи архітектуру підприємства, і закінчуючи тестуванням та навчанням разом зі стороннім постачальником програмного забезпечення. А також завдяки участі в додаткових аспектах, як-от управління змінами, керування даними та спонсорство на рівні C, усе це сприяло значному збільшенню шансів на досягнення успішного результату проєкту».
Tim PenningsSenior Project Manager, Cohesive
