Tantangan
Produsen terkemuka di bidang mobilitas dan energi menghadapi banyak tantangan karena banyaknya proses dan alat berbeda yang digunakan di seluruh bisnisnya. Organisasi ini memiliki 17 lokasi industri, 12 pusat distribusi, 7 pusat penelitian dan pengembangan, dan 2.500 karyawan di seluruh dunia.
Untuk memungkinkan tim manajemen senior meningkatkan pengambilan keputusan, diputuskan untuk menerapkan sistem tunggal Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) di semua pabrik secara global, bersamaan dengan pelaporan lebih lanjut dan alat intelijen bisnis.
Dengan pendekatan penerapan bertahap, dimulai dengan pabrik di Republik Ceko, dan kemudian pindah ke Belanda, tujuan akhirnya adalah agar sistem ini diterapkan di seluruh pabrik secara global.
Transformasi Bisnis
Cohesive dimintai bantuan dalam mendirikan Kantor Transformasi Bisnis yang meliputi:
- Program dan Manajemen Proyek
• Pelatihan Agile
• Manajemen Perubahan Organisasi
• Arsitektur Perusahaan
• Desain Tata Kelola Data
Cohesive memastikan implementasi dikelola secara terstruktur antara seluruh unit bisnis yang terlibat, dan vendor yang mengirimkan sistem. Kami membantu dengan menempatkan prioritas yang tepat pada konfigurasi baru dalam sistem untuk memungkinkan klien memiliki sistem yang berfungsi untuk mendukung proses, dan juga dengan memastikan perbaikan kekutu (bug) dilakukan segera untuk peluncuran, melalui versi hibrida dari Manajemen Proyek Agile dan Waterfall dan dengan menyiapkan Perkakas Portofolio Proyek yang tepat. Di tingkat Program, kami termasuk dalam perusahaan SteerCo dan memberi nasihat kepada klien mengenai keseluruhan proyek.
Di luar implementasi sistem ERP itu sendiri, ada permasalahan lebih lanjut yang perlu dipertimbangkan, salah satu permasalahan utamanya adalah perubahan proses yang akan dihadapi oleh orang-orang yang akan menggunakan sistem baru, dan bahwa data berpotensi akan ditangani secara berbeda. Untuk memitigasi pertanyaan yang muncul di SteerCo, Cohesive menyiapkan kerangka kerja Manajemen Perubahan Organisasi yang mencakup “Penilaian Kesiapan Perubahan” yang menganalisis seberapa siap setiap pabrik untuk mengubah cara kerjanya ke perangkat lunak baru.
Berdasarkan hasil tersebut, sisi perubahan berhasil dikelola, dengan Cohesive memastikan bahwa orang-orang beradaptasi terhadap perubahan dan dilatih tepat waktu mengenai cara kerja yang baru. Lebih banyak waktu juga diinvestasikan di seluruh bisnis untuk memastikan orang yang tepat dilibatkan dalam proyek agar penerapannya berjalan lebih lancar.
Manajemen Data
Cohesive mendukung pengaturan tata kelola data sesuai dengan standar Badan Pengetahuan Manajemen Data (DMBoK), untuk memastikan migrasi data terjadi secara terstruktur, yang biasanya dapat menjadi tantangan besar dalam proyek implementasi.
Dengan membentuk tim yang bertanggung jawab untuk hal ini, termasuk Analis Bisnis dan Tim Dukungan Aplikasi, dan dengan menyusun Strategi dan melaksanakannya secara terstruktur, Cohesive memitigasi sebagian besar risiko dengan memperbaiki masalah terkait data di awal, memetakannya ke sistem yang baru dan memigrasikannya tepat waktu, untuk menghindari tekanan yang tidak perlu tepat sebelum, atau setelah, peluncuran.
Faktor-faktor utama dan bagaimana faktor-faktor tersebut digabungkan dalam templat Global, diilustrasikan dalam ikhtisar di sini:
Tim Cohesive yang terlibat dalam proyek ini meliputi:
Manajer Program : bertanggung jawab untuk mengelola program transformasi bisnis tertentu dan menangani berbagai aspek seperti perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan proyek yang ditugaskan.
Pelatih Agile: Mendukung dan menerapkan Alat Manajemen Program, memfasilitasi penjadwalan dan penugasan, mengamankan cara kerja Agile melalui Kerangka Kerja Perubahan dan Pelatihan Agile serta membangun proses transformasi yang dapat diulang.
Manajer Proyek: Bertanggung jawab untuk memimpin inisiatif individu dalam suatu program. Mereka berkoordinasi dengan tim yang berbeda untuk memastikan keberhasilan pelaksanaan proyek sesuai dengan tujuan, jadwal, dan anggaran yang ditentukan.
Konsultan Manajemen Perubahan: Mengelola dan mendorong perubahan organisasi selama proses transformasi. Mereka mengembangkan strategi komunikasi, dan program pelatihan, serta memastikan kelancaran penerapan proses, sistem, atau teknologi yang baru di seluruh perusahaan.
Analis Bisnis: Mengumpulkan persyaratan, menganalisis data, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, dan membuat rekomendasi untuk inisiatif transformasi. Mereka bekerja sama dengan manajer proyek dan pemangku kepentingan lainnya untuk menerjemahkan kebutuhan bisnis ke dalam rencana proyek yang dapat ditindaklanjuti.
Arsitek Perusahaan: melakukan pemodelan yang diperlukan untuk mengubah model operasi, memetakan kemampuan bisnis, dan menyelaraskan teknologi dengan tujuan strategis organisasi. Mereka berkolaborasi dengan pemangku kepentingan lainnya, seperti manajer proyek dan analis bisnis, untuk menciptakan solusi terintegrasi dan terukur yang selaras dengan tujuan strategis perusahaan.
Pakar Fungsional (UKM): Pakar fungsional dari berbagai unit atau sektor bisnis sering kali dilibatkan dalam proyek transformasi bisnis untuk memberikan pengetahuan dan wawasan domain-spesifik.
Staf Pendukung: Staf pendukung administrasi yang bertanggung jawab atas tugas administratif, dokumentasi, penjadwalan, dan kegiatan operasional lainnya untuk menjamin kelancaran fungsi kantor.
Hasil
Keuntungan memiliki Sistem ERP global yang seragam, antara lain sebagai berikut:
- Manajemen dapat membuat prediksi yang lebih baik dan akurat dan bisnis dapat membuat perkiraan yang realistis
- Duplikasi informasi dapat dihindari ketika orang berhenti bekerja secara paralel di Microsoft Excel atau sistem yang berbeda
- Kinerja penolokukuran diaktifkan di seluruh pabrik, memastikan visibilitas yang jelas
- Dasbor untuk analisis prediktif untuk mengelola keuangan dengan lebih baik
- Industri 4.0 untuk pemeliharaan prediktif untuk mengoptimalkan manajemen aset
- Peningkatan produktivitas dengan mengotomatiskan proses redundansi, yang memungkinkan sinergi, keuntungan lebih lanjut, dan pengurangan biaya
””Apa yang membuat proyek unik ini begitu sukses adalah Cohesive terlibat dalam semua aspek program di bidang TI, Sumber Daya Manusia, dan Proses.
Dengan penerapan sistem ERP, mulai dari mendukung unit bisnis dengan persyaratannya dan bagaimana hal tersebut tercermin dalam proses dan sistem dengan menyertakan Arsitektur Perusahaan, hingga pengujian dan pelatihan bersama dengan vendor perangkat lunak pihak ketiga.
Namun, dengan terlibat dalam aspek-aspek tambahan seperti manajemen perubahan, tata kelola data, dan sponsor Tingkat C, semua hal ini berkontribusi besar dalam meningkatkan peluang mencapai hasil proyek yang sukses.”
Manajer Proyek Senior Tim Pennings, Cohesive
”””Apa yang membuat proyek unik ini begitu sukses adalah Cohesive terlibat dalam semua aspek program di bidang TI, Sumber Daya Manusia, dan Proses. Dengan penerapan sistem ERP, mulai dari mendukung unit bisnis dengan persyaratannya dan bagaimana hal tersebut tercermin dalam proses dan sistem dengan menyertakan Arsitektur Perusahaan, hingga pengujian dan pelatihan bersama dengan vendor perangkat lunak pihak ketiga. Namun, dengan terlibat dalam aspek-aspek tambahan seperti manajemen perubahan, tata kelola data, dan sponsor Tingkat C, semua hal ini berkontribusi besar dalam meningkatkan peluang mencapai hasil proyek yang sukses.” Manajer Proyek Senior Tim Pennings, Cohesive
Tim PenningsSenior Project Manager, Cohesive
